L’associazione Poiesis Procida promuove il progetto archivio comunale

di Fabio Branchi

L’Amministrazione Comune di Procida , in collaborazione con l’Associazione POIESIS PROCIDA ARTI E CULTURE ONLUS, istituirà a breve l’archivio comunale . Il Comune di Procida individua nell’archivio, una funziona essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell’agire amministrativo, il reperimento di informazioni affidabili sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica dell’Ente e il diritto di tutti i cittadini all’accesso all’informazione, alla formazione permanente ed allo sviluppo della conoscenza. Si intende come Archivio il complesso degli atti, dei documenti e dei dati dell’Ente indipendentemente dal supporto su cui sono registrati – prodotti, ricevuti, comunque utilizzati al fine dello svolgimento dell’attività amministrativa, anche strutturati in banche dati o sistemi informativi. L’archivio farà parte del più ampio sistema documentario dell’Ente, che comprende tutte le risorse informative acquisite, trattate e messe a disposizione. I documenti e i dati archivistici, per le loro caratteristiche di autenticità, affidabilità, e interdipendenza, seguono nella loro formazione, naturale sedimentazione e durata conservazione, i principi della disciplina archivistica, a differenza dei documenti e dei dati di altra natura che possono avere modalità di formazione, trattamento, reperimento e conservazione diverse. Le informazioni relative al sistema di gestione informatica dei documenti e dei flussi documentali, comprensive delle funzionalità di ricerca, costituiscono parte integrante dell’archivio. Fanno parte del patrimonio archivistico anche gli archivi ed i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo. Gli archivi ed i singoli documenti dell’Ente, , sono beni archivistici; obbediscono pertanto alle disposizioni legislative in materia di beni culturali di cui al D. Lgs. 29.10.1999 n. 490 e sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico. Si intende per servizio archivistico l’insieme delle attività, delle competenze, delle risorse e dei beni strumentali, volto ad assicurare gli adempimenti previsti in ambito archivistico dalla normativa vigente. Il servizio archivistico ha valenza interna come supporto all’attività amministrativa e una valenza esterna come servizio pubblico di accesso alla documentazione sia per fini amministrativi che storici e culturali. L’archivio inteso sia come patrimonio documentario che come servizio, è da considerarsi come unico, pur nella distinzione della fase di vita dei documenti, nonché della loro valenza giuridica e storica, indipendentemente dalle soluzioni organizzative. L’archivio non può essere smembrato a qualsiasi titolo e deve essere conservato nella sua organicità. Il trasferimento di complessi organici di documentazione a soggetti diversi dell’Amministrazione è subordinato ad autorizzazione del soprintendente, così come lo scarto dei documenti. I documenti conservati nell’Archivio Comunale sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, secondo le disposizioni di cui all’art. 8 del D. Lgs. 281/1999, che lo diventano dopo settanta anni. Il trattamento di dati personali da parte dell’archivista e degli utenti è regolato dal codice di deontologia e di buona condotta emanato dal garante per la protezione dei dati personali. La consultazione a scopi storici dell’archivio è disciplinato da apposito regolamento, ai sensi dell’art. 108 del D. Lgs. 490/1999. L’accesso ai fini amministrativi è disciplinato da apposito regolamento, ai sensi art. 24 della Legge 241/1990 nonché dalle disposizioni di cui agli artt. 58-60 del D.P.R. 445/2000. L’Amministrazione è pienamente responsabile della tenuta del proprio archivio, dalla fase della sua formazione, a quella della conservazione permanente e dell’accesso a scopo di studio e ricerca. Ogni azione amministrativa comporta la produzione, la tenuta e la conservazione di documentazione archivistica: ogni ufficio è pertanto responsabile della gestione documentaria durante lo svolgimento delle proprie attività. Gli strumenti di cui l’ente si dota per il funzionamento e la gestione dell’archivio sono:

– Il regolamento generale

– Il Manuale di Gestione

– Il titolario o schema di classificazione

– Il piano di conservazione

Gli strumenti citati costituiscono parte integrante dell’archivio. E’ pertanto obbligo del Comune assicurare il recupero e la piena utilizzazione delle loro versioni storiche, quale imprescindibile informazione di contesto della produzione documentaria .L’archivio è suddiviso funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito ed archivio storico. Per archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente. Ne fanno parte anche le banche dati, i sistemi informativi o altri repertori informatizzati che acquisiscono, trattano e conservano dati e informazioni utilizzati ai fini dello svolgimento dell’attività amministrativa. Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni e destinati alla conservazione permanente. Nell’archivio storico saranno trasferite le future acquisizioni di materiale archivistico dell’Amministrazione Comunale. Con l’istituzione dell’archivio comunale di Procida prosegue la rivoluzione culturale isolana, promossa dall’Associazione POIESIS PROCIDA ARTI E CULTURE ONLUS e supportata dall’Amministrazione comunale. Prossimi passi dell’evoluzione culturale saranno l’istituzione della biblioteca comunale ,l’istituzione della pinacoteca comunale ,l’istituzione della casa delle associazioni, l’istituzione del baby parco. Il percorso è ormai tracciato

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